ajgyosho9 ようやく許可がとれていざ運送事業をスタート！
しかし、運送事業は許可を取ったあともやることが多い業界です。許可後もやらなければいけないことについては一度こちらをご確認ください。
運転日報とは？
なかでもすぐに準備しなければならないものの１つとして運転日報などの帳簿類があげられます。なぜなら帳簿類はトラックを稼働したらすぐに必要になるからです。
それじゃ、とりあえずネットから運転日報の雛形をダウンロードしよう
いやいや、ちょっと待ってください。この記事で皆様に考えて頂きたいのはこれらの帳簿類をどのような形で記録・管理するのかということです。というのも一度帳簿を記録してしまうと途中で別のやり方に変えるのが大変だからです。
それでは運転日報を例に解説します。
運転日報とは乗務を行った運転者ごとに乗務開始時間、乗務終了時間、総行距離、休憩・仮眠した場所と時間、経過地点などを記載するものになります。当然乗務ごとに時間や距離は違いますので毎回違う運転日報を記録しなければなりません。
そしてこの運転日報を記録・管理するやり方は運行記録計を除いて主に３つあります。
※車両総重量が七トン以上又は最大積載量が四トン以上の普通自動車である事業用自動車などは運行記録計による記録が義務付けられています。
運転日報を簡単に記録・管理するやり方とは？
①紙で記録・管理するやり方
従来からある基本となるやり方です。上記画像のような運転日報を印刷して記録するような形です。雛形はネット上にいくらでもあるので自社にあった日報をダウンロードし使用できます。このように紙の日報のメリットは気楽にはじめやすい点があげられます。
逆にデメリットとしては紙なので紛失のリスクや保管場所に困るなどの要因があげられます。日報自体は紙１枚ですが運転者ごとに作成する必要があるので、徐々にかさばっていきます。
しかも最低１年間は保管する義務があるので、自宅を営業所として使用している事業者の方などは頭を悩ませるところではないでしょうか？
しかし、最もデメリットな点は管理についてです。
紙の運転日報を記録する事業者の中には、事前に日報を数十枚印刷して運転者に渡すところがあります。走行距離などは車内のメーターから記録する必要があるため運転者は当然その日報を車両に保管しますが、このようなやり方だと徐々に管理が難しくなっていきます。
なぜなら最初のうちは日報を毎日提出するのですが、そのうちだんだんまとめて提出するようになるからです。
人間は誰でもミスや失敗はあるもので日報を書き忘れたり、車内に置き忘れたりすることがあります。
この時に営業所と車庫が離れていたり、帰社が遅くなっているような状況では日報を書かせたり、取りにわざわざ車庫まで戻らせるということは運転者にも会社側にも酷だといえます。
そこで日報の提出を１度でも後回しにしてしまうと、毎日提出するということが形骸化し、まとめて提出する原因となりかねます。
そしてこのような状況になると一番困るのは運行管理者のような管理する人間です。なぜなら日報が毎日提出されないということは日報を提出していないのか、それとも記録していないのか、判断がつかないからです。
万が一、提出忘れではなく記録忘れなら日報記録義務違反となります。
しかし、運行管理者はそれを知る術はありません。
また人間は期間が空けば空くほど記録は曖昧になるので、記録忘れだけではなく、修正するのも難しくなっていきます。
このような状態で巡回指導や監査を受けると思わぬミスが発覚しペナルティーの対象となる可能性があるわけです。
以上の理由から、紙で日報を記録するということはリアルタイムで管理できない点が一番のデメリットといえるのではないでしょうか？
②PC上で記録・管理するやり方
次の方法としてはPC上で記録・管理するやり方です。
ネットにはエクセルの運転日報の雛形があるので、こちらに直接記録するやり方であれば、紙と比較して紛失や保管場所の問題は発生しません。
しかし、記録や管理の方はどうでしょうか？
一見、エクセルなので記録・管理しやすそうですが、運転者は毎日運転しています。
もし、日報の記録の方法がPCからしかできないとしたら、運転者にとっては営業所や自宅で記録する以外方法はなく、紙の日報よりもかえって記録しにくくなってしまいます。
当然日報の記録がスムーズにいかなければ管理も難しくなり、そうなるとこちらも記録や管理についてはベストな方法とはいえないのではないでしょうか。
③楽トラで記録・管理するやり方
それではどのような方法が一番いいのでしょうか？
最後にご紹介する方法は楽トラ(日報管理)を使用して運転日報を記録・管理する方法です。
自社製品を宣伝するのは、大変恐縮なのですが、これはいたって自然なことでもあるのです。
なぜなら楽トラは運送業に強い行政書士が監修した運送事業者のサポートに特化したクラウドサービスになるからです。
楽トラとはスマホから日報を記録できるようにしたクラウドサービスになります。
今や1人1台所有しているスマホで日報を入力します。
これなら運転者は場所や時間に捕らわれずに日報を記録することができます。
また管理面も非常に簡単です。
スマホから入力されたデーターはすぐに管理者のPCに同期されますので、誰がどの日報を提出していないか一目瞭然です。
管理者はすぐに提出や修正などの指示をだすことができ、運転者は営業所や自宅にいなくてもこれらの指示に対処することができます。
このように問題が発生したら短時間で処理することが巡回指導や監査でペナルティーを受けない最も効果的な方法です。
楽トラでは日報だけではなく点呼記録簿や日常点検表など毎日記録が義務付けられているものを記録・管理することができます。
また実績報告書も作成することができます。実績報告書について知りたい方はこちらの記事もご覧ください。
興味ある方はお試し版があるので是非ご利用ください。きっと紙やエクセルの日報には戻れなくなると思いますよ。
